Admin consent geven voor Clerqly: handleiding voor de IT-beheerder

Clerqly maakt notulen van Teams-vergaderingen uit het transcript dat Teams zelf opslaat. Om dat transcript te mogen ophalen heeft Clerqly een recht nodig dat alleen een beheerder van je Microsoft 365-omgeving kan verlenen. Dat doe je één keer, in twee stappen: je klikt op een toestemmingslink, en je maakt met PowerShell een toegangsbeleid dat bepaalt van welke collega's Clerqly transcripten mag lezen. Dit artikel legt uit welke rechten er gevraagd worden, waarom, en hoe je de toegang zo krap mogelijk houdt.

Wie dit leest

De beheerder van de Microsoft 365-tenant (Entra ID, voorheen Azure AD) van een organisatie die Clerqly gaat gebruiken. De collega die Clerqly heeft aangevraagd, de hoofdgebruiker, stuurt je de toestemmingslink vanuit het Clerqly-dashboard. Zelf een Clerqly-account hebben hoef je niet.

Welke rechten Clerqly vraagt

Recht	Soort	Waarvoor
OnlineMeetingTranscript.Read.All	Applicatie (vraagt admin consent)	Een melding krijgen zodra een transcript klaarstaat en dat transcript ophalen
Files.ReadWrite.All	Gedelegeerd	Het verslag als Word-document in de OneDrive van de hoofdgebruiker zetten
OnlineMeetings.Read	Gedelegeerd	De gegevens van de vergadering waar het transcript bij hoort
User.ReadBasic.All	Gedelegeerd	Namen van deelnemers opzoeken bij hun adres
openid, profile, email, offline_access	Gedelegeerd	Inloggen en de koppeling in stand houden zonder steeds opnieuw in te loggen

Twee soorten rechten, bewust. Het applicatierecht op transcripten is nodig omdat Microsoft een melding per tenant alleen aan een applicatie geeft; een gedelegeerd recht zou vereisen dat elke collega apart koppelt én alleen de vergaderingen dekken die hij zelf organiseert. De gedelegeerde rechten werken uit naam van de hoofdgebruiker en reiken niet verder dan wat die persoon zelf mag: het verslag komt in zijn eigen OneDrive, niet in die van de hele organisatie. Een applicatierecht op alle bestanden van de tenant vraagt Clerqly niet, en gaat het ook niet vragen.

Stap 1: de toestemmingslink

De hoofdgebruiker deelt een link uit het dashboard. Die opent de admin-consent-pagina van Microsoft voor de Clerqly-app, met de rechten uit de tabel. Je logt in als beheerder, leest de lijst en klikt op Accepteren. Daarmee zijn het applicatierecht en de gedelegeerde rechten voor de hele tenant in één keer verleend.

Zie je een scherm met Niet-geverifieerde uitgever, lees dan de rechten extra kritisch; de lijst hoort precies de tabel hierboven te zijn.

Stap 2: het toegangsbeleid

Microsoft eist voor het ophalen van transcriptinhoud door een applicatie een Application Access Policy in jouw tenant. Zonder dat beleid krijgt Clerqly, ondanks de toestemming, geen enkel transcript. Dit beleid is ook de knop waarmee jij bepaalt van wie Clerqly wél transcripten mag lezen.

Eenmalig, als Teams-beheerder:

Install-Module -Name MicrosoftTeams -Force -AllowClobber
Connect-MicrosoftTeams

New-CsApplicationAccessPolicy -Identity "Clerqly-Notetaker" -AppIds "<app-id uit de toestemmingslink>" -Description "Clerqly: toegang tot vergadertranscripten"

Daarna kies je hoe ver het beleid reikt. Voor de hele organisatie:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName "Clerqly-Notetaker" -Global

Of, wat wij aanraden, alleen voor de collega's die Clerqly gebruiken:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName "Clerqly-Notetaker" -Identity "collega@jouworganisatie.nl"

Het beleid werkt na hooguit een half uur. Controleren of het staat:

Get-CsApplicationAccessPolicy | Format-List Identity, AppIds
Get-CsOnlineUser -Identity "collega@jouworganisatie.nl" | Select-Object UserPrincipalName, ApplicationAccessPolicy

Lege uitvoer betekent: geen beleid. Het beleid is alleen via PowerShell te zien, niet in het Entra-portaal of het Teams-beheercentrum.

Stap 3: de hoofdgebruiker koppelt

Na de twee stappen koppelt de hoofdgebruiker zijn eigen Microsoft-account in het Clerqly-dashboard. Omdat jij al toestemming hebt gegeven, ziet hij geen toestemmingsscherm meer. Collega's die ook notulen willen, nodigt hij per e-mail uit; elke collega geeft via een eigen link zelf toestemming, en kan die ook weer intrekken.

Wat Clerqly daarna kan zien, en wat niet

Technisch geeft het applicatierecht toegang tot transcripten van de hele tenant, of van de gebruikers in je toegangsbeleid. Clerqly verwerkt er maar een deel van: alleen vergaderingen die georganiseerd zijn door een collega die in Clerqly is aangemeld en toestemming heeft gegeven. Elke melding die om die reden wordt overgeslagen, wordt gelogd, zodat we bij een DPIA kunnen laten zien wat er wel en niet is aangeraakt.

Wat Clerqly niet doet: het neemt niets op, het zit niet als deelnemer in de vergadering, en het leest geen mail, chat of bestanden buiten de map waar het verslag in komt. Wat het van een vergadering vastlegt, is binnen zeven dagen na de verwerking verwijderd; de details per gegevenstype staan in onze privacyverklaring en op de pagina over beveiliging.

Intrekken

Alles is omkeerbaar. De hoofdgebruiker trekt de koppeling in via het dashboard. Jij trekt de toestemming voor de app in via Entra ID, onder Bedrijfstoepassingen, of je verwijdert het toegangsbeleid:

Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName $null -Identity "collega@jouworganisatie.nl"
Remove-CsApplicationAccessPolicy -Identity "Clerqly-Notetaker"

Vanaf dat moment krijgt Clerqly geen transcripten meer, en worden de opgeslagen tokens van de gekoppelde gebruikers opgeruimd.

Veelgestelde vragen

Moet ik een Clerqly-account hebben?

Nee. De toestemmingslink werkt zonder account; je logt alleen in bij Microsoft.

Kan ik eerst met één team proefdraaien?

Ja. Geef de toestemming, en ken het toegangsbeleid alleen toe aan de collega's van dat team. Uitbreiden is later één regel PowerShell.

Waar staan de verwerkte gegevens?

In de EU. Het taalmodel is Europees en draait in de EU, net als de rest van de verwerking en de opslag. Welke soorten partijen dat zijn en waar ze verwerken, staat in de privacyverklaring; de namen sturen we op verzoek.

Kan ik een verwerkersovereenkomst krijgen?

De bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens staan in hoofdstuk 4 van onze algemene voorwaarden (de NLdigital Voorwaarden 2025). Wil je een ondertekend exemplaar of eigen aanvullingen, mail dan naar support@clerqly.ai.