Een school of onderwijsinstelling kan de teamvergadering, het sectie-overleg, de MR en projectgroepen met Clerqly laten notuleren, in het eigen sjabloon. Vergader je in Teams, dan gebruikt Clerqly het transcript; in de personeelskamer neem je op met je telefoon en upload je de opname. Verwerking en opslag gebeuren in de EU. Houd persoonsgegevens van leerlingen uit het verslag, of leg dat eerst voor aan je FG.
Op een school of onderwijsinstelling vergadert iedereen naast het lesgeven: de teamvergadering, het sectie- of vakgroepoverleg, de medezeggenschapsraad, de examencommissie, projectgroepen rond een nieuw curriculum. Het verslag schrijven valt bijna altijd op de avond of het weekend.
De NoteTaker maakt het verslag uit het transcript van een Teams-vergadering of uit een opname van een vergadering in de personeelskamer, in het sjabloon dat jullie al gebruiken, en zet het in de OneDrive van de notulist. De volgende ochtend staat het klaar om te delen.
De vaste vergadering van een team, leerjaar of vakgroep: afspraken over toetsing, lesmateriaal en begeleiding, met wie wat regelt voor de volgende keer.
Formele vergaderingen met agenda, besluiten en adviezen per agendapunt, in het model dat de secretaris al gebruikt. Besluiten over individuele studenten houd je buiten het verslag of werk je uit met studentnummers.
Curriculumvernieuwing, een nieuwe lesmethode, de organisatie van een open dag: een kleine groep, veel actiepunten, en een verslag dat ook collega’s buiten de groep snel bijpraat.
Een vergadersjabloon van de school of de MR upload je als Word-bestand. Zonder eigen model werkt deze indeling goed:
Veel scholen en instellingen werken met Microsoft 365 en Teams. Een ICT-beheerder geeft eenmalig toestemming voor de koppeling; daarna nodig je collega’s per mail uit. In een Teams-vergadering zet de notulist transcriptie aan; er komt geen bot bij.
De meeste vergaderingen op school zijn fysiek. Die neem je op met je telefoon op tafel en upload je als bestand; het verslag komt per mail of in OneDrive. Namen van collega’s, methodes en vakjargon zet je in de woordenlijst.
Neem een fysieke vergadering op met je telefoon en upload het bestand (mp3, m4a, mp4 of aac, tot 100 MB), of mail het naar je eigen Clerqly-adres.
Zet transcriptie aan in je vergadering. Clerqly haalt daarna het transcript op dat Teams maakt en zet het verslag in je OneDrive. Er komt geen extra deelnemer in beeld.
In het onderwijs gaan verslagen soms over leerlingen of studenten, en bij minderjarigen weegt dat extra zwaar onder de AVG. Houd persoonsgegevens van leerlingen uit vergaderverslagen, of gebruik studentnummers, en leg het gebruik voor leerlingbesprekingen eerst voor aan je functionaris gegevensbescherming.
Wat Clerqly zelf doet: verwerken en bewaren in de EU met een Europees taalmodel, wat het van een Teams-vergadering vastlegt binnen zeven dagen wissen, een opname wissen zodra het transcript klaar is, en transcript en verslag dertig dagen beschikbaar houden. Welke soorten verwerkers we gebruiken en waar ze verwerken, staat in de privacyverklaring; de namen sturen we op verzoek.
De koppeling werkt met Microsoft 365. Werkt je school met Google, dan blijft de opname-route: opnemen, uploaden, verslag per mail. Een opname van een Meet-vergadering kun je op dezelfde manier uploaden.
Ja, mits de vergadering in Teams is of goed is opgenomen. Het verslag volgt jullie model; de secretaris kijkt het na voordat het wordt vastgesteld.
Ja. Het organisatieplan is per gebruiker, vanaf vijf gebruikers, met korting bij jaarbetaling; iedere collega heeft een eigen account en eigen OneDrive.
Leg de telefoon midden op tafel en laat één persoon tegelijk spreken; dat geeft het beste transcript. Onduidelijke stukken kun je in het transcript corrigeren en het verslag opnieuw laten maken.
14 dagen gratis, zonder creditcard. Koppel Microsoft 365 voor Teams, of begin met een opname, een gemaild transcript of een telefoongesprek.
Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op .