Van Teams-transcript naar notulen, zonder bot en zonder Copilot

• Microsoft 365 met Teams en OneDrive, met een werk- of schoolaccount. Een persoonlijk Microsoft-account kan geen vergaderingen transcriberen.
• Transcriptie toegestaan in het vergaderbeleid van je organisatie. Dat is de standaardinstelling; je beheerder kan het per gebruiker aan- of uitzetten.
• Een Clerqly-account, met een proefperiode van 14 dagen of een abonnement.
• Eenmalig admin consent van een beheerder van je Microsoft 365-omgeving, plus een toegangsbeleid dat bepaalt van welke collega's Clerqly transcripten mag lezen.

Wat je niet nodig hebt: Copilot, Teams Premium of een opname. Copilot maakt een samenvatting in Teams zelf; Teams Premium voegt vertaalde transcripten toe. Voor notulen in je eigen sjabloon heb je alleen het transcript nodig, en dat zit in de gewone licentie.

1. Open in de vergadering Meer acties (de drie puntjes) en kies Transcriberen. In oudere versies van Teams heet dit Opnemen en transcriberen, dan Transcriptie starten.
2. Bevestig de gesproken taal: Nederlands. Nederlands (Nederland) en Nederlands (België) staan allebei in de lijst.
3. Iedereen in de vergadering ziet een melding dat er getranscribeerd wordt. Zeg het daarnaast gewoon aan het begin.

Start je een opname, dan start de transcriptie automatisch mee. De organisator en collega's uit dezelfde organisatie kunnen transcriptie starten; een gast van buiten niet. Na afloop staat het transcript bij de vergadering in de agenda en in de chat, en in de OneDrive van de organisator. De uitgebreide uitleg, ook voor de beheerder die de knop moet aanzetten, staat in transcriptie aanzetten in Microsoft Teams.

1. De hoofdgebruiker koppelt zijn Microsoft-account. In het Clerqly-dashboard, met één klik via Microsoft. Dit is het account waarvan de OneDrive de verslagen ontvangt.
2. Een beheerder geeft admin consent. De hoofdgebruiker deelt een link uit het dashboard; de beheerder logt in, leest de gevraagde rechten en accepteert. Daarna maakt de beheerder met PowerShell een toegangsbeleid dat bepaalt van welke collega's Clerqly transcripten mag ophalen: de hele organisatie, of alleen de mensen die notuleren. De stappen staan in admin consent geven voor Clerqly.
3. Collega's uitnodigen. Elke collega die ook notulen wil, krijgt een mail en geeft via een eigen link zelf toestemming. Die toestemming is per persoon en per persoon in te trekken.

Daarna kies je een sjabloon: een van de onze, of je eigen Word-document met de velden die je wilt zien (deelnemers, besluiten, actiepunten, samenvatting). Per veld schrijf je in gewone taal wat de AI erin moet zetten. Een kwartier, geen installatie.

1. Teams rondt het transcript af en Microsoft stuurt Clerqly een melding.
2. Clerqly controleert of de organisator een aangemelde gebruiker is. Zo niet, dan wordt de melding genegeerd en gelogd; zo wel, dan haalt Clerqly het transcript op.
3. Een Europees taalmodel vult de velden van jouw sjabloon in op basis van het transcript.
4. Het verslag wordt een Word-document en komt in je OneDrive, in de map Clerqly. Wil je het ook per mail, dan zet je één vinkje aan en krijgen de organisator en de presentatoren het verslag in hun mailbox.
5. Wat Clerqly onderweg heeft vastgelegd, wordt binnen zeven dagen na de verwerking verwijderd. Het transcript zelf blijft waar het was: bij Microsoft, in je eigen omgeving.

Meestal staat het verslag binnen een paar minuten na afloop klaar. Een vergadering van een uur levert een verslag van één tot twee pagina's op, afhankelijk van je sjabloon.

• Geen bot. Er verschijnt geen extra deelnemer in de deelnemerslijst; Clerqly gebruikt het transcript dat Teams al maakt.
• Geen opname. Clerqly neemt niets op. Je bepaalt zelf of je naast transcriberen ook opneemt.
• Geen live meeschrijven. Het verslag komt na afloop, niet tijdens de vergadering.
• Geen vertaling. De notulen volgen de taal van het gesprek.
• Geen Google Meet of Zoom. Clerqly werkt met Microsoft 365. Een opname van een ander gesprek kun je wel uploaden; zie notulen maken van een opname.

Clerqly vraagt één applicatierecht, dat alleen een beheerder kan verlenen, en een paar gedelegeerde rechten die uit naam van de gekoppelde gebruiker werken.

Het toegangsbeleid in je eigen tenant (een Application Access Policy) bepaalt van welke gebruikers Clerqly transcripten kan ophalen; je kunt het beperken tot precies de collega's die notuleren. Clerqly verwerkt daarbinnen alleen vergaderingen die een aangemelde gebruiker organiseert, en logt wat het overslaat. Wat er verder met je data gebeurt, met welke verwerkers en hoe lang, staat op de pagina over beveiliging.