Een gemeente, provincie of waterschap kan teamoverleg, projectgroepen en gesprekken met inwoners met Clerqly laten notuleren, in het sjabloon van de eigen organisatie. Clerqly verwerkt en bewaart in de EU, met een Europees taalmodel, en wist wat het van een Teams-vergadering vastlegt binnen zeven dagen. Het verslag is een Word-bestand in jullie eigen OneDrive, dat je archiveert in je zaaksysteem of DMS.
Een gemeente, provincie, waterschap of uitvoeringsorganisatie vergadert de hele dag: teamoverleg, projectgroepen, gesprekken met inwoners en ondernemers, afstemming met ketenpartners. Van veel van die gesprekken moet een verslag bestaan dat later terug te vinden is, voor collega’s, voor het bestuur en soms voor een Woo-verzoek.
De NoteTaker maakt dat verslag uit het transcript dat Microsoft Teams al maakt, in het sjabloon dat jouw organisatie gebruikt, en zet het als Word-bestand in de OneDrive van de notulist. Daar archiveer je het in je eigen zaaksysteem of DMS; bij Clerqly blijft niets langer dan nodig.
Het wekelijkse overleg van een team of cluster in Teams: besluiten, wie wat oppakt en de datum van het volgende overleg, elke week in dezelfde vorm.
Overleg met andere afdelingen, de veiligheidsregio, de GGD of een aannemer: deelnemers per organisatie, afspraken en openstaande punten, zodat iedereen dezelfde versie heeft.
Een keukentafelgesprek, een omgevingsdialoog of een bezwaargesprek: opgenomen met je telefoon, na afloop uitgewerkt. Vertel vooraf dat je opneemt en wat er met de opname gebeurt.
Veel overheidsorganisaties hebben al een vast verslagmodel. Dat upload je als Word-sjabloon; de NoteTaker vult de velden. Zonder eigen model is dit een werkbare indeling:
Overheidsorganisaties werken bijna allemaal in Microsoft 365, en daar sluit de NoteTaker op aan: een beheerder geeft eenmalig toestemming voor de koppeling, collega’s worden per mail uitgenodigd en geven zelf toestemming. Er komt geen bot in de vergadering; de notulist zet transcriptie aan en krijgt het verslag in OneDrive.
Voor gesprekken buiten Teams, zoals een gesprek op locatie, neem je op met je telefoon en upload je het bestand. Met de eigen woordenlijst herkent de transcriptie de namen van wijken, regelingen en collega’s goed.
Zet transcriptie aan in je vergadering. Clerqly haalt daarna het transcript op dat Teams maakt en zet het verslag in je OneDrive. Er komt geen extra deelnemer in beeld.
Neem een fysieke vergadering op met je telefoon en upload het bestand (mp3, m4a, mp4 of aac, tot 100 MB), of mail het naar je eigen Clerqly-adres.
In een overheidsorganisatie gelden de AVG, de Archiefwet en meestal een eigen informatiebeveiligingsbeleid (BIO). Clerqly verwerkt en bewaart in de EU, gebruikt een Europees taalmodel, wist wat het van een Teams-vergadering vastlegt binnen zeven dagen en houdt transcript en verslag dertig dagen beschikbaar om te downloaden. Het verslag zelf staat in jullie eigen OneDrive en valt onder jullie eigen bewaartermijnen.
Clerqly heeft nog geen certificering; welke soorten verwerkers we gebruiken en waar ze verwerken, staat in de privacyverklaring, en de namen sturen we op verzoek. Heeft je FG of CISO een vragenlijst of een verwerkersovereenkomst nodig, neem dan contact op; dat regelen we vóór de proefperiode begint.
Ja. Het verslag is een gewoon Word-bestand in de OneDrive van de notulist. Je slaat het op in je zaaksysteem of DMS zoals elk ander document; Clerqly bewaart het zelf niet langer dan dertig dagen.
Dat is jullie eigen afweging onder de AVG: vertel vooraf dat je opneemt, waarom, en wat er met de opname gebeurt. De opname wordt bij Clerqly gewist zodra het transcript klaar is; transcript en verslag kun je zelf eerder verwijderen.
Voor een vergadering in Teams met transcriptie aan, ja. Voor een fysieke raadsvergadering met meerdere microfoons raden we een opname van goede kwaliteit aan die je uploadt; het verslag is dan een concept dat de griffie nakijkt.
Nee. Een tenantbeheerder geeft eenmalig toestemming voor de koppeling met Microsoft 365; daarna werkt het voor iedereen die je uitnodigt. Er draait niets op jullie servers.
14 dagen gratis, zonder creditcard. Koppel Microsoft 365 voor Teams, of begin met een opname, een gemaild transcript of een telefoongesprek.
Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op .